Organiser un évènement d’entreprise avec un petit budget

L’organisation d’un événement d’entreprise réussi nécessite une planification minutieuse, une bonne répartition des ressources, le choix des meilleures personnes pour les différentes missions et, bien sûr, un budget qui vous offre une grande liberté pour mettre vos idées à exécution. Toutefois, vous n’aurez pas nécessairement cette liberté à chaque fois, ce qui vous donne l’occasion de faire preuve de créativité et de prouver vos compétences en matière d’organisation d’événements.

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Le budget d’abord, la planification ensuite

Avant de commencer à planifier votre événement d’entreprise, il est important de connaître votre budget afin de pouvoir déterminer le coût de chacun des aspects tels que la restauration, les divertissements, le lieu, les conférenciers, les décorations et les autres aspects de votre événement. Il n’est pas logique de prévoir des éléments que vous ne pouvez pas vous permettre.

Envisagez les dépenses promotionnelles

L’organisation d’un événement peut être si lourde qu’il est facile de négliger certains des éléments les plus courants qui ne font pas partie de votre événement principal. Par exemple, les organisateurs doivent envisager d’allouer un budget aux articles promotionnels tels que les coûts d’impression des documents, de la signalisation et des bannières et autres matériels promotionnels liés à vos événements. De même, tout en travaillant sur le budget de votre événement, vous devrez peut-être réserver un peu d’argent pour les services d’inscription sur place.

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Trouver le bon lieu

Trouver le bon lieu pour votre événement d’entreprise est l’une des tâches les plus stressantes associées à la planification d’un événement. Vous voulez trouver un lieu suffisamment grand pour accueillir vos invités et suffisamment abordable pour respecter votre budget. Il existe quelques bonnes pratiques qui peuvent vous aider à réserver le meilleur lieu en fonction de votre budget.

Pour commencer, tenez compte de quelques éléments importants tels que votre budget, le nombre d’invités, la date de votre événement et les caractéristiques dont vous avez besoin sur le lieu de l’événement. Parfois, une surestimation peut entraîner une tarification incorrecte et vous risquez de rejeter les options de lieu qui conviennent réellement à votre événement.

Deuxièmement, recherchez plusieurs options de lieux dans votre région, y compris des lieux non hôteliers, car ils coûtent généralement moins cher que les hôtels, qui coûtent généralement plus cher en termes de nourriture, de boissons et de chambres. Commencez votre recherche de lieu bien à l’avance afin d’obtenir le meilleur lieu disponible pour votre événement d’entreprise. Cela vous permet également de peser vos options et d’évaluer plusieurs propositions avant de choisir celle qui convient le mieux à votre événement.

Lors de la recherche d’un lieu pour votre événement, vérifiez si le lieu offre des installations communes pour l’événement, telles que l’accessibilité et l’équipement audio/vidéo.

En outre, si vous choisissez des dates flexibles pour votre événement, vous aurez plus de chances de trouver un lieu qui correspond à vos besoins et à votre budget.

Nourriture

Réfléchissez à l’organisation de la nourriture

Vous envisagez de réduire les dépenses de nourriture pour votre événement d’entreprise ? Lorsque vous organisez un événement avec un budget très restreint, il est possible de garder un budget raisonnable pour la nourriture sans que cela paraisse trop évident à vos invités.

Par exemple, vous pouvez choisir d’organiser un buffet plutôt qu’un repas assis. Le buffet est moins cher à bien des égards et d’autant plus si vous optez pour de la vaisselle jetable. Il élimine les coûts des serveurs de formation wset coûteux et du service à table, et permet à vos invités de s’engager les uns avec les autres. De même, au lieu d’un open bar complet, pensez à limiter vos options aux jus, sodas, eau pétillante, bières et vins.

Recherchez des conférenciers à l’avance

Aucun événement d’entreprise n’est complet sans conférenciers motivants. Toutefois, lorsque vous travaillez avec un petit budget, la réservation de conférenciers pour votre événement nécessite une certaine planification au départ.

La réservation de conférenciers ressemble beaucoup à la réservation de vols et d’hôtels – plus vous êtes proche de la date prévue, plus les frais sont élevés. Par conséquent, vous devez commencer à rechercher vos orateurs potentiels à l’avance et, plus important encore, essayer de trouver s’il y a des orateurs disponibles à proximité du lieu de l’événement. Cela peut vous permettre d’économiser sur les frais de transport et d’hébergement de vos orateurs invités.

Suivez vos dépenses, utilisez des cartes de visite prépayées

Si vous êtes une société d’organisation d’événements d’entreprise, vous avez probablement une équipe de professionnels qui sont affectés à des tâches spécifiques et qui travaillent sur un budget. Il est essentiel de garder une trace des dépenses effectuées par les différents membres de l’équipe pour réaliser des économies sur votre événement d’entreprise. Bien que la planification d’un événement puisse être stressante en raison de délais très serrés, vous pouvez utiliser des outils de gestion des dépenses pour garder le contrôle des dépenses. De même, vous pouvez utiliser des cartes de visite prépayées pour chaque événement individuel et suivre vos dépenses tout au long de l’événement.

Les meilleures pratiques

Dernières réflexions

La planification d’un événement d’entreprise peut être stressante, mais elle peut être encore plus éprouvante lorsque vous travaillez avec un budget serré. Cependant, en suivant les meilleures pratiques et en utilisant les bons outils de gestion d’événements, il n’y a aucune raison pour que vous ne puissiez pas organiser un événement d’entreprise réussi avec les ressources disponibles.